Festa di maturità — l’invito, le scadenze e tutto ciò che la classe deve decidere

La festa di fine anno dei maturandi è l’unica festa organizzata da venticinque famiglie contemporaneamente. Per questo il problema raramente sta nelle idee, ma nel raccogliere le risposte. Ecco come farla andare liscia.

Chi manda l’invito

Di solito i rappresentanti dei genitori o due o tre genitori che si sono presi carico dell’organizzazione. Decidetelo all’inizio e scrivetelo nell’invito, così tutti sanno a chi rivolgersi.

L’invito va ai genitori di ogni maturando. I ragazzi di solito hanno un invito a parte, più informale, per la festa vera e propria.

Cosa deve esserci scritto

• La scuola e la classe — «Maturandi 2027, 5ª B».
• Data, ora e luogo della festa. Se prima c’è un momento di saluto a scuola, anche il suo orario.
• La quota a persona ed entro quando va pagata. È la domanda che tutti fanno per prima.
• Quanti posti ha ogni famiglia e se se ne possono aggiungere.
• La scadenza per confermare. Il ristorante vuole un numero preciso.
• Chi raccoglie i pagamenti e come.

Testo pronto per l’invito alle famiglie

Gentili genitori, vi invitiamo alla festa di maturità dei Maturandi 2027, classe 5ª B del Liceo «Dante Alighieri». Venerdì 22 maggio 2027, ore 19:00, ristorante «Panorama». Quota a persona: indicate l’importo. Vi preghiamo di confermare il numero di posti per la vostra famiglia entro il 30 marzo. Per domande: Elena Rossi, rappresentante dei genitori.

Testo pronto per i maturandi

Maturandi 2027, questa è la nostra serata. 22 maggio, ore 19:00, «Panorama». Vestitevi come per una foto che guarderete tra vent’anni. A presto!

Come raccogliere le risposte di 25 famiglie

È qui che il quaderno e la chat di gruppo falliscono. Le risposte si perdono tra i messaggi, qualcuno scrive al telefono, qualcun altro via email, un terzo lo dice al figlio.

Il modo che funziona è che ogni famiglia riceva il proprio link e risponda con un tocco: quanti posti, quali piatti, se ci sono allergie. Chi organizza vede tutto in un’unica tabella, senza chiedere nulla a nessuno una seconda volta.

Su InviteCards la festa è un solo evento con tanti inviti: ogni famiglia ha il proprio link, i propri posti e le proprie risposte. La disposizione dei tavoli si fa nello stesso pannello.

Scadenze che funzionano

• Gennaio–febbraio: scelta del luogo e della data, caparra.
• Marzo: inviti alle famiglie, scadenza per confermare entro fine mese.
• Aprile: pagamenti, menu, disposizione dei tavoli.
• Maggio: conferma del numero definitivo al ristorante due settimane prima della festa.

Cosa non lasciare all’ultima settimana

1. La disposizione dei tavoli. Con 25 famiglie richiede tempo e discussioni.
2. I menu speciali e le allergie.
3. Il trasporto dopo la festa. Chi torna a casa e come.
4. Foto e video. I fotografi si prenotano con mesi di anticipo.

La festa si ricorda per una cosa: che c’erano tutti e nessuno si è chiesto dove sedersi. Il resto è musica.