Graduación de bachillerato — la invitación, el plazo y todo lo que la clase tiene que decidir

La fiesta de graduación es la única celebración que organizan veinticinco familias a la vez. Por eso el problema rara vez está en las ideas, sino en recoger las respuestas. Así es como puede salir sin agobios.

Quién envía la invitación

Normalmente, la comisión de padres o dos o tres padres que se han hecho cargo de la organización. Decídanlo al principio y escríbanlo en la invitación, para que todos sepan a quién llamar.

La invitación va dirigida a los padres de cada alumno que se gradúa. Los propios alumnos suelen tener una invitación aparte, más informal, para la fiesta en sí.

Qué debe decir

• El instituto y la clase — «Promoción 2027, 2.º de Bachillerato B».
• La fecha, la hora y el lugar de la cena de gala. Si antes hay un acto de graduación en el instituto, también su hora.
• El precio del cubierto y hasta cuándo se paga. Es la pregunta que todos hacen primero.
• Cuántas plazas tiene cada familia y si se pueden añadir más.
• Plazo de confirmación. El restaurante quiere un número exacto.
• Quién recibe los pagos y cómo.

Texto listo para la invitación a las familias

Estimadas familias, les invitamos a la cena de graduación de la Promoción 2027, 2.º de Bachillerato B del IES Miguel de Cervantes. Viernes, 22 de mayo de 2027, 19:00 h, restaurante Panorama. Cubierto: indique el importe. Por favor, confirmen el número de plazas para su familia antes del 30 de marzo. Para cualquier pregunta: Elena García, comisión de padres.

Texto listo para los propios alumnos

Promoción 2027, esta es nuestra noche. 22 de mayo, 19:00, Panorama. Vístanse como para una foto que verán dentro de veinte años. ¡Hasta pronto!

Cómo recoger las respuestas de 25 familias

Aquí es donde la libreta y el chat de grupo fallan. Las respuestas se pierden entre los mensajes: uno escribe por teléfono, otro por correo electrónico, un tercero se lo dice a su hijo.

Lo que funciona es que cada familia reciba su propio enlace y responda con un toque: cuántas plazas, qué platos, si hay alergias. El organizador lo ve todo en una sola tabla, sin tener que preguntar a nadie dos veces.

En InviteCards la graduación es un solo evento con muchas invitaciones: cada familia tiene su enlace, sus plazas y sus respuestas. El plano de mesas se hace en el mismo panel.

Plazos que funcionan

• Enero–febrero: elección del lugar y la fecha, señal.
• Marzo: invitaciones a las familias, con plazo de confirmación hasta final de mes.
• Abril: pagos, menú, distribución de las mesas.
• Mayo: confirmación del número definitivo con el restaurante dos semanas antes de la cena.

Qué no dejar para la última semana

1. La distribución de las mesas. Con 25 familias lleva tiempo y discusiones.
2. Los menús especiales y las alergias.
3. El transporte después de la fiesta. Quién vuelve a casa y cómo.
4. Las fotos y el vídeo. Los fotógrafos se reservan con meses de antelación.

La graduación se recuerda por una cosa: que todos estuvieron allí y nadie tuvo que preguntarse dónde sentarse. El resto es música.