Abiball — die Einladung, die Frist und alles, was der Jahrgang entscheiden muss

Der Abiball ist die einzige Feier, die von fünfundzwanzig Familien gleichzeitig organisiert wird. Das Problem sind deshalb selten die Ideen, sondern das Einsammeln der Antworten. So läuft es entspannt.

Wer die Einladung verschickt

Meist das Abi-Komitee oder zwei, drei Eltern, die die Organisation übernommen haben. Entscheiden Sie das am Anfang und schreiben Sie es in die Einladung, damit alle wissen, wen sie anrufen können.

Die Einladung geht an die Eltern jedes Abiturienten. Die Abiturienten selbst haben in der Regel eine eigene, lockerere Einladung für die Party.

Was darin stehen muss

• Schule und Jahrgang — „Abitur 2027, Goethe-Gymnasium“.
• Datum, Uhrzeit und Ort des Balls. Findet vorher die Zeugnisübergabe in der Schule statt, auch deren Uhrzeit.
• Der Preis pro Karte und bis wann bezahlt wird. Das ist die Frage, die alle zuerst stellen.
• Wie viele Plätze jede Familie hat und ob sich weitere dazubuchen lassen.
• Die Antwortfrist. Das Restaurant will eine genaue Zahl.
• Wer die Zahlungen entgegennimmt und wie.

Fertiger Text für die Einladung an die Familien

Liebe Eltern, wir laden Sie zum Abiball des Abiturjahrgangs 2027 des Goethe-Gymnasiums ein. Freitag, 22. Mai 2027, 19:00 Uhr, Restaurant Panorama. Preis pro Karte: Betrag angeben. Bitte bestätigen Sie die Anzahl der Plätze für Ihre Familie bis zum 30. März. Bei Fragen: Elena Berger, Abi-Komitee.

Fertiger Text für die Abiturienten selbst

Abi 2027, das ist unser Abend. 22. Mai, 19:00 Uhr, Panorama. Zieht euch an wie für ein Foto, das ihr in zwanzig Jahren noch anschaut. Bis bald!

Wie Sie die Antworten von 25 Familien einsammeln

Hier scheitern das Heft und der Gruppenchat. Die Antworten gehen zwischen den Nachrichten verloren, einer schreibt aufs Handy, ein anderer per E-Mail, ein dritter sagt es seinem Kind.

Was funktioniert: Jede Familie bekommt ihren eigenen Link und antwortet mit einem Tipp: wie viele Plätze, welche Gerichte, gibt es Allergien. Der Organisator sieht alles in einer Tabelle, ohne jemanden ein zweites Mal zu fragen.

Bei InviteCards ist der Abiball eine Veranstaltung mit vielen Einladungen: Jede Familie hat ihren Link, ihre Plätze und ihre Antworten. Der Sitzplan entsteht in derselben Übersicht.

Fristen, die funktionieren

• Januar–Februar: Ort und Datum wählen, Anzahlung leisten.
• März: Einladungen an die Familien, Antwortfrist bis Ende des Monats.
• April: Zahlungen, Menü, Sitzordnung.
• Mai: endgültige Zahl zwei Wochen vor dem Ball mit dem Restaurant bestätigen.

Was nicht bis zur letzten Woche liegen bleiben darf

1. Die Sitzordnung. Mit 25 Familien kostet das Zeit und Diskussionen.
2. Die Sondermenüs und Allergien.
3. Der Heimweg nach dem Ball. Wer kommt wie nach Hause.
4. Fotos und Video. Fotografen sind Monate im Voraus ausgebucht.

An den Abiball erinnert man sich wegen einer Sache: dass alle da waren und niemand überlegen musste, wo er sitzt. Der Rest ist Musik.